Notaio poco trasparente - come tutelarsi?

[dariottolo]

Ciao a tutti,

vi riepilogo brevemente una spiacevole esperienza nell'interazione tra un mio conoscente ed uno studio notarile, che purtroppo non si è ancora conclusa.

Riordinando l'archivio, si accorge di non trovare la copia di un atto stipulato nel 1989. Il notaio non è più in attività, ma lo studio è ancora esistente.

Ad inizio aprile scrive per chiedere se fosse possibile recuperare la copia dell'atto, specificando che avrebbe voluto sapere quali fossero i costi.
Il giorno successivo viene contattato telefonicamente da una collaboratrice. Gli vengono richiesti i dati identificativi ed indicato che, non essendo disponibile nel loro archivio, andrebbe fatta una richiesta alla Conservatoria. Chiede nuovamente quali sono i costi e gli viene indicato che non sono noti, finché non si ha l'esito della ricerca perché dipendono dal numero di pagine.
Lo stesso giorno invia i dati di cui è in possesso per l'identificazione dell'atto.

A fine aprile, trascorse oltre 3 settimane senza alcun riscontro, chiede un aggiornamento via mail.
Qualche giorno dopo viene nuovamente contattato telefonicamente. Gli viene indicato che è stata incaricata una società per il recupero della documentazione. Chiede costi e tempistiche, ma sono ancora ignoti.

A metà maggio riceve via mail la scansione dell'atto. Viene nuovamente contattato telefonicamente. Nonostante a questo punto il numero di pagine sia noto, il costo della pratica non viene ancora indicato. Lui non chiede il motivo, ma gli sembra di capire che dipende dal costo che verrà presentato dall'agenzia a cui si sono appoggiati.
Dopo una decina di giorni riceve una richiesta di pagamento di circa 200 euro.

A questo punto si lamenta, sempre tramite email e viene contattato, sempre telefonicamente, questa volta dal notaio. Gli dice che avrebbe verificato con la collaboratrice se l'incarico fosse stato formalizzato o meno (spoiler alert: non a voce e sicuramente non per iscritto), che supponevano che il costo sarebbe stato ragionevole quindi hanno proceduto, che comunque (sbagliando) hanno anticipato la scansione dell'atto, quindi secondo lei è giusto che l'importo venga saldato.

Secondo me le alternative sono le seguenti:
- paga e ingoia il rospo, perché tanto l'atto è stato recuperato e non ha avuto bisogno di sbattersi;
- tratta sul prezzo, offrendosi di pagare solo il costo vivo (stimato in circa 80 euro), lasciando in carico allo studio le spese dell'agenzia;
- si rifiuta di pagare perché in nessuna comunicazione scritta lo studio viene incaricato formalmente;
- si rifiuta di pagare perché in nessuna occasione è mai stato fornito un preventivo che, per legge, è obbligatorio.

Mi sfugge qualcosa?

Grazie mille in anticipo a chiunque intervenga

 

[beowulf56]

Ma non poteva fare in un'altra maniera?
Come richiedere copia di un atto notarile? - CatastoSemplice.it.

 

[klon]

Ciao a tutti,

vi riepilogo brevemente una spiacevole esperienza nell'interazione tra un mio conoscente ed uno studio notarile, che purtroppo non si è ancora conclusa.

Riordinando l'archivio, si accorge di non trovare la copia di un atto stipulato nel 1989. Il notaio non è più in attività, ma lo studio è ancora esistente.

Ad inizio aprile scrive per chiedere se fosse possibile recuperare la copia dell'atto, specificando che avrebbe voluto sapere quali fossero i costi.
Il giorno successivo viene contattato telefonicamente da una collaboratrice. Gli vengono richiesti i dati identificativi ed indicato che, non essendo disponibile nel loro archivio, andrebbe fatta una richiesta alla Conservatoria. Chiede nuovamente quali sono i costi e gli viene indicato che non sono noti, finché non si ha l'esito della ricerca perché dipendono dal numero di pagine.
Lo stesso giorno invia i dati di cui è in possesso per l'identificazione dell'atto.

A fine aprile, trascorse oltre 3 settimane senza alcun riscontro, chiede un aggiornamento via mail.
Qualche giorno dopo viene nuovamente contattato telefonicamente. Gli viene indicato che è stata incaricata una società per il recupero della documentazione. Chiede costi e tempistiche, ma sono ancora ignoti.

A metà maggio riceve via mail la scansione dell'atto. Viene nuovamente contattato telefonicamente. Nonostante a questo punto il numero di pagine sia noto, il costo della pratica non viene ancora indicato. Lui non chiede il motivo, ma gli sembra di capire che dipende dal costo che verrà presentato dall'agenzia a cui si sono appoggiati.
Dopo una decina di giorni riceve una richiesta di pagamento di circa 200 euro.

A questo punto si lamenta, sempre tramite email e viene contattato, sempre telefonicamente, questa volta dal notaio. Gli dice che avrebbe verificato con la collaboratrice se l'incarico fosse stato formalizzato o meno (spoiler alert: non a voce e sicuramente non per iscritto), che supponevano che il costo sarebbe stato ragionevole quindi hanno proceduto, che comunque (sbagliando) hanno anticipato la scansione dell'atto, quindi secondo lei è giusto che l'importo venga saldato.

Secondo me le alternative sono le seguenti:
- paga e ingoia il rospo, perché tanto l'atto è stato recuperato e non ha avuto bisogno di sbattersi;
- tratta sul prezzo, offrendosi di pagare solo il costo vivo (stimato in circa 80 euro), lasciando in carico allo studio le spese dell'agenzia;
- si rifiuta di pagare perché in nessuna comunicazione scritta lo studio viene incaricato formalmente;
- si rifiuta di pagare perché in nessuna occasione è mai stato fornito un preventivo che, per legge, è obbligatorio.

Mi sfugge qualcosa?

Grazie mille in anticipo a chiunque intervenga

Se il notaio non è più attivo occorre chiedere la copia all'archivio notarile. Cosa che avresti potuto fare direttamente tu o direttamente lo studio, visto che è ancora esistente anche se il notaio non è più attivo. Le agenzie di servizi invece hanno un costo.

 

[dariottolo]

Se il notaio non è più attivo occorre chiedere la copia all'archivio notarile. Cosa che avresti potuto fare direttamente tu o direttamente lo studio, visto che è ancora esistente anche se il notaio non è più attivo. Le agenzie di servizi invece hanno un costo.

La speranza era che lo studio avesse una copia dell'atto, e che quindi potesse fornirla senza dover passare dall'archivio notarile.
E' chiaro che si sarebbe potuto evitare il costo dell'agenzia, chiedendolo direttamente. Quello che, secondo me, non è corretto, è che lo studio abbia avviato la richiesta senza chiedere l'autorizzazione o informare sui costi.

 

[dariottolo]

Ma non poteva fare in un'altra maniera?
Come richiedere copia di un atto notarile? - CatastoSemplice.it.

Sì, avrebbe potuto chiederlo direttamente all'archivio notarile, ma visto che lo studio è ancora aperto, sperava che fosse disponibile.

 

[klon]

La speranza era che lo studio avesse una copia dell'atto, e che quindi potesse fornirla senza dover passare dall'archivio notarile.
E' chiaro che si sarebbe potuto evitare il costo dell'agenzia, chiedendolo direttamente. Quello che, secondo me, non è corretto, è che lo studio abbia avviato la richiesta senza chiedere l'autorizzazione o informare sui costi.

Secondo me hai ragione, non sono stati corretti perchè avrebbero dovuto informarti prima. Comunque fai attenzione perchè Catastosemplice è un portale di servizi, non è il sito dell'archivio notarile, e come tale prevede costi aggiuntivi di intermediazione.

 

[mariotrento]

Ciao a tutti,

vi riepilogo brevemente una spiacevole esperienza nell'interazione tra un mio conoscente ed uno studio notarile, che purtroppo non si è ancora conclusa.

Riordinando l'archivio, si accorge di non trovare la copia di un atto stipulato nel 1989. Il notaio non è più in attività, ma lo studio è ancora esistente.

Ad inizio aprile scrive per chiedere se fosse possibile recuperare la copia dell'atto, specificando che avrebbe voluto sapere quali fossero i costi.
Il giorno successivo viene contattato telefonicamente da una collaboratrice. Gli vengono richiesti i dati identificativi ed indicato che, non essendo disponibile nel loro archivio, andrebbe fatta una richiesta alla Conservatoria. Chiede nuovamente quali sono i costi e gli viene indicato che non sono noti, finché non si ha l'esito della ricerca perché dipendono dal numero di pagine.
Lo stesso giorno invia i dati di cui è in possesso per l'identificazione dell'atto.

A fine aprile, trascorse oltre 3 settimane senza alcun riscontro, chiede un aggiornamento via mail.
Qualche giorno dopo viene nuovamente contattato telefonicamente. Gli viene indicato che è stata incaricata una società per il recupero della documentazione. Chiede costi e tempistiche, ma sono ancora ignoti.

A metà maggio riceve via mail la scansione dell'atto. Viene nuovamente contattato telefonicamente. Nonostante a questo punto il numero di pagine sia noto, il costo della pratica non viene ancora indicato. Lui non chiede il motivo, ma gli sembra di capire che dipende dal costo che verrà presentato dall'agenzia a cui si sono appoggiati.
Dopo una decina di giorni riceve una richiesta di pagamento di circa 200 euro.

A questo punto si lamenta, sempre tramite email e viene contattato, sempre telefonicamente, questa volta dal notaio. Gli dice che avrebbe verificato con la collaboratrice se l'incarico fosse stato formalizzato o meno (spoiler alert: non a voce e sicuramente non per iscritto), che supponevano che il costo sarebbe stato ragionevole quindi hanno proceduto, che comunque (sbagliando) hanno anticipato la scansione dell'atto, quindi secondo lei è giusto che l'importo venga saldato.

Secondo me le alternative sono le seguenti:
- paga e ingoia il rospo, perché tanto l'atto è stato recuperato e non ha avuto bisogno di sbattersi;
- tratta sul prezzo, offrendosi di pagare solo il costo vivo (stimato in circa 80 euro), lasciando in carico allo studio le spese dell'agenzia;
- si rifiuta di pagare perché in nessuna comunicazione scritta lo studio viene incaricato formalmente;
- si rifiuta di pagare perché in nessuna occasione è mai stato fornito un preventivo che, per legge, è obbligatorio.

Mi sfugge qualcosa?

Grazie mille in anticipo a chiunque intervenga

occhio che adesso partono re risposto dei difensori dei notai (guarda la mia discussione sull'accettazione espressa dell'eredità senza notaio) che ti condannano per tentata strage.

 

[Andrés de Fonollosa]

Sicuramente non c'è stata molta trasparenza ma il servizio è stato fornito ed era chiaro fin dall'inizio che era stata incaricata una società terza per recuperare la documentazione per cui era un dato assodato che ci sarebbero stati dei costi aggiuntivi.
Si poteva chiedere di fermare la società di servizi fintanto che non fosse chiaro il costo che però a quanto si capisce era legato all'esito della ricerca e al numero di pagine.
Una volta informati sul costo si poteva anche rinunciare ma si sarebbe comunque dovuto pagare qualcosa perchè la società di servizi si era mossa.
Un pò come quando esce il tecnico della lavatrice per valutare il danno, una volta presa visione della situazione fa il preventivo e ammesso che venga rifiutato si paga comunque l'uscita.
Si doveva quindi intervenire subito per fermare il lavoro della società incaricata ma non è stato fatto.
La solerte segreteria ha sbagliato ad inviare direttamente la documentazione prima del saldo ma adesso occorre anche un minimo di buon senso per evitare di mettere in difficoltà magari una segretaria che ha pensato di operare nell'interesse del cliente.

 

[dariottolo]

Sicuramente non c'è stata molta trasparenza ma il servizio è stato fornito ed era chiaro fin dall'inizio che era stata incaricata una società terza per recuperare la documentazione per cui era un dato assodato che ci sarebbero stati dei costi aggiuntivi.
Si poteva chiedere di fermare la società di servizi fintanto che non fosse chiaro il costo che però a quanto si capisce era legato all'esito della ricerca e al numero di pagine.
Una volta informati sul costo si poteva anche rinunciare ma si sarebbe comunque dovuto pagare qualcosa perchè la società di servizi si era mossa.
Un pò come quando esce il tecnico della lavatrice per valutare il danno, una volta presa visione della situazione fa il preventivo e ammesso che venga rifiutato si paga comunque l'uscita.
Si doveva quindi intervenire subito per fermare il lavoro della società incaricata ma non è stato fatto.
La solerte segreteria ha sbagliato ad inviare direttamente la documentazione prima del saldo ma adesso occorre anche un minimo di buon senso per evitare di mettere in difficoltà magari una segretaria che ha pensato di operare nell'interesse del cliente.

L'analogia con il tecnico della lavatrice è calzante, ma in questo caso è come se avessi chiamato l'assistenza per sapere se hanno un pezzo di ricambio in magazzino, ti dicono che controlleranno e un mese dopo il corriere ti citofona perché devi pagare il contrassegno.

Il fatto che sarebbe stata incaricata una società esterna è venuto fuori a distanza di 3 settimane dalla richiesta iniziale.
Se fosse stato indicato subito, il mio conoscente probabilmente si sarebbe mosso autonomamente: come hanno scritto altri, la procedura è pubblica e si può fare anche online.
Tra l'altro, gli era stato detto che era necessario cercare l'atto per sapere il costo (che è funzione delle pagine), quindi si aspettava che una volta fatta la ricerca, gli chiedessero l'ok prima di produrre la copia.

Mi dispiace per la segretaria, che magari ha agito in buona fede, però da uno studio notarile penso che ci si debba aspettare un livello di professionalità maggiore e ribadisco che non mi sembra giusto scaricare su un privato la "responsabilità" (bloccare l'incarico all'agenzia o il buon senso per andare incontro allo studio).

 

[Andrés de Fonollosa]

L'analogia con il tecnico della lavatrice è calzante, ma in questo caso è come se avessi chiamato l'assistenza per sapere se hanno un pezzo di ricambio in magazzino, ti dicono che controlleranno e un mese dopo il corriere ti citofona perché devi pagare il contrassegno.

Il fatto che sarebbe stata incaricata una società esterna è venuto fuori a distanza di 3 settimane dalla richiesta iniziale.
Se fosse stato indicato subito, il mio conoscente probabilmente si sarebbe mosso autonomamente: come hanno scritto altri, la procedura è pubblica e si può fare anche online.
Tra l'altro, gli era stato detto che era necessario cercare l'atto per sapere il costo (che è funzione delle pagine), quindi si aspettava che una volta fatta la ricerca, gli chiedessero l'ok prima di produrre la copia.

Mi dispiace per la segretaria, che magari ha agito in buona fede, però da uno studio notarile penso che ci si debba aspettare un livello di professionalità maggiore e ribadisco che non mi sembra giusto scaricare su un privato la "responsabilità" (bloccare l'incarico all'agenzia o il buon senso per andare incontro allo studio).

Premesso che ci sono state delle leggerezze nella gestione della richiesta da parte dello studio io comunque soprassiederei in quanto il risultato c'è stato e un costo andava comunque messo in conto anche se si rinunciava a proseguire perchè un lavoro di ricerca era comunque stato svolto (società esterna o studio notarile che sia).
Tenendo conto che i notai, come gli avvocati, quando vogliono si fanno pagare anche il numero di parole scritte in una mail direi che alla fine ti poteva andare anche peggio ossia potevi restare a mani vuote (rinunciando a procedere) e ritorvarti a pagare minimo 100€ per la ricerca fatta, le mail inviate (a te e alla Conservatoria), le relative telefonate, il tempo impiegato per informarsi sulla tua pratica, più le varie ed eventuali che chi meglio dei notai può snocciolare all'atto della richiesta di un pagamento?